项目经理和5S

5S:整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)
我有多次见过这样的场景,某个同学急忙要发一个邮件,但是发一个简单邮件就足足花费了20分钟。
1)工作的机器开了20多个窗口,有网页浏览器、资源管理器、开发工具、word,outlook、QQ等等,使用outlook创建邮件时window进入了假死状态,你不得不等待,心情变得急躁,想强制关掉一些应用,结果任务管理器也迟迟不能现身。
2)终于window恢复正常了,准备开始写邮件了,发现需要在原来的邮件回复,于是开始在邮箱中满满一屏一屏的邮件里面找,找了半天依然没有找到那封原始邮件,刚才明明还在这里呀?没办法只好按照发件人排序,等着outlook排完,然后再逐封找到邮件。
3)现在终于可以正式写邮件内容了,快速的把文字噼里啪啦的敲入,oh,还需要添加一个附件。这时开始头痛了,明明我刚才更新过数据了,怎么这个版本不对。汗,没办法,再重新改一下。
4)Finally,终于可以点击发送按钮了。
换一台快一倍的机器可以解决问题吗?
我看不行。快一倍的机器这个时候你会开40个窗口,单找到你想要的窗口就可能多花费掉5秒钟的时间。
是时候停下来想想,是什么让我们日常工作效率降低了。
项目经理往往是团队的沟通焦点,大量的文件/邮件/事务会涌向他。如果TA的工作环境在不断地消耗掉宝贵的时间,那实在是一件让人心情烦躁的事。
因此做为一个PM,要立即动手应用5S的知识,打破这些烦躁。
1.整理(SEIRI)
将邮件、联系人、文档、文件夹清晰分类,清理掉不要的东东,保存好要的东东
例如:对于不同来源的客户反馈邮件建立分类目录,区分近期待规划的需求和已经完成的需求,建立常用的邮件群组等等,删除过往的告警邮件等等
2.整顿(SEITON)
让经常使用到的文档和资料能随时快速获取到
例如:梳理常用的FAQ、常用配置和指导手册以及其他常用文档,建立指向常用资料的快捷方式,将一些常见操作写成自动化脚本
3.清扫(SEISO),清洁(SEIKETSU)
定期的清理掉垃圾和临时文件,更新过时的信息,保持整个工作环境处于清爽快捷的状态
例如:删除讨论过程中的临时文档,归档最终的定稿,定期的清理邮箱和桌面,定期清理工作区
4.素养(SHITSUKE)
养成自觉维护工作环境的良好习惯
一旦建立5S的意识,我们就会提高每个日常操作的效率,虽然每个子操作只快了几秒中,但是由于这样的操作很多,我们相对比与之前整体的效率去可以达到翻倍的效果。

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